仕事を色分けしてみませんか？『緊急』と『重要』を見える化する

「仕事が終わらない」「いつも時間に追われている」

そんなとき、もしかすると仕事の優先順位を間違えているのかもしれません。

私たちはつい、

「緊急性の高い仕事」から先に片づけてしまいがちです。

でも、緊急ではないからといって、重要ではないとは限りません。

仕事を「重要性」と「緊急性」の2つの軸で分けてみると、次の4つに分類できます。

① 重要で、緊急な仕事
すぐに対応しなければならない仕事。

② 重要だけれど、緊急ではない仕事
将来に向けた準備や改善、教育など。今すぐ困らないため、後回しにされやすい仕事です。

③ 重要ではないけれど、緊急な仕事
急ぎではあるものの、本当に自分が今やるべきなのかを考えたい仕事。

④ 重要でも、緊急でもない仕事
時間に余裕があるときに見直したい仕事です。

ここで特に意識したいのが、

②「重要だけれど、緊急ではない仕事」です。

例えば、業務の改善、社員教育、マニュアル作成、将来に向けた準備など。

「今やらなくても困らない」と後回しにしていると、ある日突然「急いでやらなければならない仕事」に変わってしまうことがあります。

そこで、タスクを色分けしてみるのもおすすめです。

例えば、②は赤、①③は青や緑、④は白や透明。

②を目立つ色にして、「ここに時間を使おう」と意識する方法です。

「時間がない」のではなく、「何に時間を使うか」を決められていないのかもしれません。

目の前の仕事だけでなく、少し先の仕事にも時間を使う。

それが、忙しさを減らし、仕事を楽にしていく一歩になるかもしれません。

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忙しい毎日の中で、目の前の仕事に追われてしまうと、つい後回しになってしまうのが「職場のルールづくり」や「社員への教育」です。

しかし、トラブルが起きてから対応するのではなく、起きる前に備えておくことも大切です。

当事務所では、就業規則の作成・見直し、ハラスメント研修、労務管理に関する研修など、トラブルを未然に防ぎ、安心して働ける職場づくりをサポートしています。

「今のルールで大丈夫かな？」と思ったら、お気軽にご相談ください。

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